Когда заявка не проходит по обычным правилам, автоматизация не должна скрывать её среди завершённых операций. Возможный первый шаг — отдельная очередь ручной проверки с видимой причиной исключения.
Ответственный изучает исходные материалы и фиксирует решение: вернуть заявку на уточнение, продолжить маршрут или закрыть её с указанием основания. Для каждой операции нужно заранее согласовать, кто вправе принимать решение, какие документы доступны и как хранится история.
Это проектная схема пилота, а не отчёт о внедрённой системе или гарантия результата. Реальные правила зависят от обследования процесса и данных заказчика. Напишите «ЗАВОД» — разберём одну повторяющуюся операцию.